Warum spielt die Psychologie beim Onboarding neuer Mitarbeitenden so eine wichtige Rolle?

31 Mai ‘22
5 min
OpenUp Redaktion

Der Einstellvorgang und das Onboarding neuer Mitarbeiter/-innen ist ein wundervoller Prozess, aber auch eine der größten Herausforderungen für Mitarbeiter/-innen der Personalabteilung. Wenn Sie, oft nach langer Suche, den idealen Kandidaten bzw. die ideale Kandidatin für eine Stelle gefunden haben, heißt das noch lange nicht, dass Sie es schon geschafft haben. Die erste Zeit innerhalb des Unternehmens ist entscheidend für neue Mitarbeiter/-innen und ein gutes Onboarding ist von großer Bedeutung.

 

Wenn dieses nicht gut verläuft, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sich das frisch gewonnene Talent im Handumdrehen wieder auf die Suche nach einer neuen Stelle begibt. Es kostet nicht nur Zeit und Energie, wenn man Menschen während dieses Prozesses verliert, sondern auch viel Geld. Für ein gutes Onboarding sollten nicht nur die praktischen Aspekte beachtet werden. Auch der Einblick in die Psychologie von Menschen in einer solchen Anfangsphase ist sehr wichtig. Was macht ein neuer Job und die Einarbeitungszeit mit einem neuen Mitarbeiter bzw. einer neuen Mitarbeiterin? Und wie können Sie mit diesem Wissen das Onboarding optimal gestalten, selbst wenn Sie auf Abstand voneinander arbeiten? Unsere OpenUp-Psychologen und Psychologinnen teilen in diesem E-Book Einblicke aus der Psychologie und geben außerdem praktische Tipps, um neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen möglichst angenehmen Start in Ihrem Unternehmen zu bereiten.

 

Die erste phase ist entscheidend

 

Der Einstieg in einen neuen Job ist für jeden spannend. Die meisten Menschen fühlen sich am ersten Arbeitstag unsicher, gestresst und nervös. Es ist ganz normal, dass diese Gefühle auftreten: eine neue Stelle ist eine große Veränderung und alles ist ungewohnt. Es braucht daher auch seine Zeit, in dieser neuen, unbekannten Situation ‚Sicherheit‘ zu finden. Als Personalverantwortliche/-r möchten Sie diesen Prozess natürlich so gut wie möglich unterstützen, aber die Integration und Bindung neuer Mitarbeiter/-innen bleibt für viele Unternehmen eine große Herausforderung.

 

Ohne ein solides Onboarding-Programm verlassen 20% der Mitarbeiter/-innen das Unternehmen bereits innerhalb der ersten 45 Tage nach Einstellung wieder und beinahe jede/-r Dritte verlässt das Unternehmen (freiwillig oder unfreiwillig) vor Ablauf des ersten Jahres. 5% hören sogar bereits nach dem ersten Tag auf, wenn dieser ‚katastrophal‘ verläuft. Der Wechsel eines Angestellten ist für ein Unternehmen durchschnittlich mit Kosten in Höhe von 50% bis 150% des Jahresgehaltes* verbunden. Das möchte man natürlich lieber vermeiden.

 

Die wichtigkeit eines guten onboardings

 

Durch ein gut geplantes Onboarding-Programm entwickeln neue Mitarbeiter/-innen schneller ein Zugehörigkeitsgefühl zum neuen Unternehmen. Dank erster angenehmer Erlebnisse und einer guten Integration sind sie motivierter, produktiver und engagierter und werden das Unternehmen weniger schnell wieder verlassen. Das ist sowohl für den/die Mitarbeiter/-in selbst von Vorteil, der/die natürlich gerne so schnell wie möglich Leistung bringen will, als auch für die Prozesse und Ziele des Unternehmens.

 

Ein erfolgreiches Onboarding wirkt sich darüber hinaus positiv auf das Employer Branding aus. In den ersten Wochen nach dem Einstieg in den neuen Job wird das direkte Umfeld des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin, von Freunden und Familie bis hin zu ehemaligen Kollegen, über die Erfahrungen beim neuen Arbeitgeber informiert. Da möchten Sie natürlich ein gutes Bild hinterlassen, denn so wird Ihr Unternehmen attraktiver für neue Talente – als möglichen Alternative für einen tollen Arbeitsplatz.

 

Dis psychologie des onboardings

 

Das Onboarding beginnt natürlich mit praktischen Dingen wie einem Laptop, Anmeldedaten und Erläuterungen zu den Systemen, mit denen gearbeitet wird. Aber der Prozess umfasst mehr als nur eine normale Einarbeitungszeit. Ein neuer Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin muss mit dem Unternehmen, mit der Vision und der Mission, aber vor allem auch mit der Unternehmenskultur, vertraut gemacht werden.

 

Es geht darum, dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin das Gefühl zu geben, dass er/sie voll und ganz dazugehört. Hierfür gibt es keinen festgeschriebenen Zeitrahmen, aber Sie können den Prozess als Personalverantwortliche/-r natürlich angenehmer gestalten, indem Sie die psychologischen Aspekte einer solchen Anfangsphase in einem neuen Unternehmen in den Mittelpunkt rücken.

 

Das bedürfnis nach zugehörigkeit

 

Sie können den Onboarding-Prozess am besten durch die Brille von Maslow und seiner Bedürfnispyramide betrachten. Nach den physiologischen Grundbedürfnissen eines Menschen (wie etwa Essen und Schlafen) und dem Bedürfnis nach Sicherheit (wie etwa durch Geld und ein Dach über dem Kopf), liefert die soziale Akzeptanz den wichtigsten Beitrag zu unserem Wohlbefinden. Wir haben alle einen ‚need to belong‘ , das Bedürfnis, zu einer Gruppe zu gehören.

 

Piramide Maslow in der praxis

 

Die Maslowsche Bedürfnispyramide zeigt die Bedürfnisse des Einzelnen schematisch in der Reihenfolge ihrer Priorität. Im Folgenden wird die Maslowsche Pyramide auf das Onboarding neuer Mitarbeiter angewandt.

 

1. Selbstverwirklichung – Der Arbeitnehmer/-in hat die Freiheit und das Selbstvertrauen, die Initiative zu ergreifen und bei der Arbeit kreativ zu sein.

2. Anerkennung und Wertschätzung – Anerkennung führt zu besserer Arbeitsleistung. Dies kann erreicht werden, indem auf die Sozialisierung neuer Mitarbeiter/-in geachtet wird.

3. Soziale Kontakte und Akzeptanz – Zugehörigkeit. Dies wird erreicht, indem die gesamte Organisation in die Einführung des neuen Mitarbeiters einbezogen wird.

4. Sicherheit – Der Mitarbeiter fühlt sich am Arbeitsplatz wohl.

5. Körperliche Grundbedürfnisse – Physische und technologische Ressourcen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit benötigt.

 

Tipps für ein gutes onboarding

 

1. Achten sie auf eine herzliche aufnahme

 

Der Einstieg in einen neuen Job ist oft sehr spannend. Eine herzliche Aufnahme trägt dazu bei, dass ein neuer Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin Vertrauen fasst, sowohl in sich selbst als auch in das Unternehmen. Wir wollen alles richtig machen und dazugehören, dieses Bedürfnis kennt jede/-r von uns. Ein herzlicher Empfang im echten Leben fühlt sich natürlich anders an, als wenn ein neuer Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin seinen/ihren ersten Tag ‚alleine‘ von Zuhause aus beginnt.

 

Aber auch über einen Computerbildschirm können Sie etwas bewegen. Planen Sie zu Beginn des ersten Arbeitstages ein persönliches Einstiegsgespräch. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Stellen Sie Augenkontakt her, lächeln Sie, zeigen Sie aufrechtes Interesse und stellen Sie Fragen. Denken Sie auch an Ihre Arbeitskleidung, ziehen Sie etwas an, das der Unternehmenskultur entspricht.

 

Organisieren Sie auch Einstiegsgespräche mit den anderen Kollegen und Kolleginnen. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin ausreichend Gelegenheit, gute Beziehungen zu Kollegen und Kolleginnen und zu den Vorgesetzen aufzubauen, damit er/sie sich schnell als Teil des Unternehmens fühlt. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihren ersten Tag gerne erleben würden. Denken Sie zum Beispiel an ein kleines Willkommensgeschenk vor Ihrer Tür und an ein Mentor- oder Buddy-Programm, damit Sie direkt ein persönliches Verhältnis zu Ihren Kollegen und Kolleginnen aufbauen können.

 

„Jeder neue Mitarbeiter erhält einen ausführlichen Willkommensbrief mit lustigen Picknick-Gadgets per Mail und Post. Zum Beispiel die Picknicksocken, die oft am ersten Arbeitstag getragen werden. Neue Mitarbeiter beginnen immer in einer Gruppe und verbringen ihren ersten Tag gemeinsam. Auf diese Weise lernen sie auch Kollegen außerhalb ihres eigenen Teams kennen“. – Elise Baeriswyl, People Parnter Picnic

 

2. Geben sie ausreichend einblick und informationen

 

Eine gute Möglichkeit, neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen schnellen und angenehmen Einstieg zu ermöglichen, ist durch das Weitergeben von Informationen. Stellen Sie zu Beginn des Onboarding-Programms den vollständigen Zeitplan für die Einarbeitung und die To-Do-Liste zur Verfügung. Erklären Sie, wie der weitere Plan für das Onboarding aussieht und was erwartet wird. So schaffen Sie einen Überblick und der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin weiß genau, wo er/sie steht. Teilen Sie außerdem Informationen über das Unternehmen, wie etwa zu Struktur, Vision, Mission, Zielen, wichtigsten Entwicklungen und zur Unternehmenskultur.

 

So geben Sie neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Gelegenheit, sich damit zu identifizieren. Wenn Sie solche Informationen offen und transparent teilen, schafft dies auch Vertrauen für die allgemeine Transparenz innerhalb des Unternehmens. Planen Sie eine Reihe von Gesprächen, um den Fortschritt des Onboardings und den Fortschritt des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin innerhalb dieses Prozesses zu besprechen. Wo gibt es Probleme und welche Fragen stellen sich? Letztendlich ist jeder Mensch anders, sodass das Onboarding auch individuell auf jeden Mitarbeiter/-in zugeschnitten werden muss.

 

„Um neuen Mitarbeitern alle Aspekte des Unternehmens zu zeigen, verbringen sie in den ersten drei Monaten einige Tage an verschiedenen Orten. Sie liefern Lebensmittel aus, verpacken sie und helfen bei der Kundenbetreuung. – Elise Baeriswyl, People Partner Picnic

 

 

3. Förden sie engagement

 

Das Engagement der Mitarbeiter/-innen ist entscheidend für die Stimmung und die allgemeine Gesundheit innerhalb Ihres Unternehmens. Engagement ist ein Zeichen für glückliche Mitarbeiter/-innen und glückliche Mitarbeiter/-innen sind gesünder und können bessere Ergebnisse erzielen. Die Phase des Onboardings ist der perfekte Zeitpunkt, um Engagement zu fördern, auch wenn es sich dabei natürlich um einen kontinuierlichen Prozess handelt.

 

Neben der Tatsache, dass offene Kommunikation und Transparenz positive Auswirkungen auf das Engagement haben, ist es auch wichtig, auf die Autonomie neuer Mitarbeiter/-innen einzugehen: den eigenen Einfluss und die Freiheit, selbst Dinge für sich herausfinden zu können. Ein Gefühl des Vertrauens ist hierbei unabdingbar. Das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten, aber auch das Gefühl, das es erlaubt ist, Fehler zu machen.

Sie können Engagement auch fördern, indem Sie um Feedback bitten. Geben Sie neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit, mitzudenken und neue Ideen vorzutragen, zum einen für das Unternehmen, aber zum anderen auch Ideen, wie sie eine (noch) schönere Zeit miteinander verbringen können. Team events sind eine fantastische Gelegenheit, eine stärkere Bindung innerhalb des Teams aufzubauen. Organisieren Sie einen Online-Trinkabend? Sorgen Sie dann dafür, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, der/die im Homeoffice arbeitet, ein Getränkepaket nach Hause geschickt bekommt. So können alle die gleiche Erfahrung haben und das verbindet.

 

4. Optimieren sie den prozess

 

Auch wenn Sie alles noch so gut planen, im Endeffekt geht es nur darum, wie die neuen Mitarbeiter/-innen den Prozess erleben. Fragen Sie, was ihnen gefällt, was verbessert werden könnte oder wo sie noch Hilfe benötigen. Dies sollten Sie relativ früh im Onboarding-Prozess tun, am besten schon in den ersten Wochen. So haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und Sie verhindern, dass sich Neuzugänge möglicherweise wieder auf die Suche nach einem anderen Arbeitgeber begeben.

Bitten Sie in Einzelgesprächen oder in einem Meeting mit der ganzen Abteilung um Feedback. Hierbei ist es wichtig, dass das Gespräch in einem offenen Rahmen und mit ausreichend Vertrauen stattfindet. Eine weitere tolle Möglichkeit, Feedback einzuholen, ist mit Hilfe einer Onlineumfrage. Diese können Sie anonym gestalten, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter/-innen das Gefühl haben, Fragen unvoreingenommen und ehrlich beantworten zu können.

 

Lassen Sie neue Mitarbeiter/-innen spüren, dass das Unternehmen ihr Feedback annimmt und darauf reagiert, und passen Sie die Abläufe bei Bedarf an. Wenn ein neuer Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin das Gefühl hat, dass seine/ihre Meinung gehört wird, dann wird sein/ihr Engagement dadurch nur noch größer.

 

Nachdem ein neuer Mitarbeiter einen Monat bei uns gearbeitet hat, organisieren wir ein ausführliches Reflexionsgespräch mit dem Ziel, unsere eigenen Prozesse zu verbessern. Wie erlebt der Mitarbeiter das bei uns? Was mögen sie und was mögen sie nicht? Dabei geht es nicht nur um den Onboarding-Prozess, sondern um alles innerhalb der Organisation. Auf diese Weise wachsen wir auch als Organisation weiter“ – Sara Albisser, Operational Manager Spryng

 

5. Bestimmen sie das ziel und nehmen sie sich zeit

 

Es nimmt Zeit in Anspruch, seinen Platz in einem neuen Unternehmen zu finden. Daran führt kein Weg vorbei. Es vergeht immer einige Zeit, bis sich der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin als Teil der Gruppe fühlt und sich die Unternehmenskultur zu eigen gemacht hat. Das ist auch der Grund, warum ein einwöchiger Einarbeitungsplan Sie nicht weit bringen wird, ein gutes Onboarding braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Überlegen Sie sich gut, was Sie erreichen wollen, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin ins Team holen.

 

Welche Informationen, Werte und Normen sollen einem Neuankömmling mit auf den Weg gegeben werden? Wie sollen seine/ihre Erfahrungen im Unternehmen aussehen? Bringen Sie deutlich zu Papier, welches Ziel Sie mit dem Onboarding-Programm verfolgen und wie Sie dieses erreichen wollen.

Man kann sich eine Unternehmenskultur nicht im Handumdrehen zu eigen machen. Sie sollten deshalb regelmäßig innehalten und Rücksprache mit den neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen halten. Das Onboarding muss nachhaltig gestaltet werden. Zu Beginn ist der Kontakt sehr intensiv, aber Sie sollten auch dafür sorgen, dass auch nach den ersten Wochen noch Berührungspunkte stattfinden, indem Sie das Programm zum Beispiel über die ersten hundert Tage (drei Monate) weiterlaufen lassen.

 

6. Chance für ein neues leitbild

 

Das Onboarding ist der ideale Zeitpunkt, um ein neues Leitbild aufzustellen. Denken Sie hierbei zum Beispiel an ein geändertes Arbeitsethos und Änderungen im Umgang miteinander. Die Kultur ist die Persönlichkeit eines Unternehmens, man kann sie nicht einfach jemandem aufzwingen und sie lässt sich auch nicht so einfach von Grund auf ändern. Was Sie jedoch beeinflussen können, ist das Verhalten der Mitarbeiter/-innen. Was Menschen tun, ist nämlich immer noch wichtiger als das, was sie denken oder sagen. Beginnen Sie beim Verhalten, die Kultur folgt dann ganz ‚von allein‘.

 

Wenn neue Mitarbeiter/-innen ins Team kommen, werden sie die Kollegen und Kolleginnen beobachten und sie als Maßstab für sich selbst verwenden. Daher verdient bei einem Onboarding das Verhalten der ‚alten Garde‘ und der Führungskräfte besondere Aufmerksamkeit. Verfolgen Sie nicht zu große Ziele, wenn Sie an fruchtbaren Änderungen und Verbesserungen der Unternehmenskultur arbeiten wollen. Konzentrieren Sie sich auf kleinere, aber wesentliche Verhaltensänderungen. Gerade diese kleinen Veränderungen haben eine große Wirkung, wenn sie von vielen Menschen in die Tat umgesetzt werden.

 

Sorgen Sie dafür, dass alle Führungskräfte eingebunden werden und lassen Sie so möglichst schnell sehen, was die (positiven) Auswirkungen von Verhaltensänderungen sein können, denken Sie zum Beispiel an Geschäftsziele oder Beispiele für ein besseres Arbeitsklima und gegenseitiges Engagement. Teilen Sie diese Erfolge intern über die Sozialen Medien – zeigen Sie, für was Ihr Unternehmen steht!

 

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