Darum ist die Psychologie beim Onboarding so wichtig

Der Einstellungsvorgang und das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist ein schöner Prozess, aber auch eine der größten Herausforderungen für HR-Professionals. Wenn du, oft nach langer Suche, den*die ideale Kandidat*in für eine Stelle gefunden hast, heißt das noch lange nicht, dass der Prozess schon beendet ist. Die erste Zeit innerhalb des Unternehmens ist entscheidend für neue Mitarbeiter*innen und ein gutes Onboarding ist von großer Bedeutung.

Die erste Phase ist entscheidend

Der Einstieg in einen neuen Job ist für jeden spannend. Die meisten Menschen fühlen sich am ersten Arbeitstag unsicher, gestresst und nervös. Es ist ganz normal, dass diese Gefühle auftreten: eine neue Stelle ist eine große Veränderung und alles ist ungewohnt. Es braucht daher auch seine Zeit, in dieser neuen, unbekannten Situation ‚Sicherheit‘ zu finden. Als HR-Professional möchtest du diesen Prozess natürlich so gut wie möglich angenehm gestalten, aber die Integration und Bindung neuer Mitarbeiter*innen bleibt für viele Unternehmen eine große Herausforderung.

Ohne ein solides Onboarding-Programm verlassen 20% der Mitarbeiter*innen das Unternehmen bereits innerhalb der ersten 45 Tage nach Einstellung wieder und beinahe jede*r Dritte verlässt das Unternehmen (freiwillig oder unfreiwillig) vor Ablauf des ersten Jahres. 5% hören sogar bereits nach dem ersten Tag auf, wenn dieser ‚katastrophal‘ verläuft. Der Wechsel eines Angestellten ist für ein Unternehmen durchschnittlich mit Kosten in Höhe von 50% bis 150% des Jahresgehaltes* verbunden. Das möchte man natürlich lieber vermeiden.

Die Wichtigkeit eines guten Onboardings

Durch ein gut geplantes Onboarding-Programm entwickeln neue Mitarbeiter*innen schneller ein Zugehörigkeitsgefühl zum neuen Unternehmen. Dank erster angenehmer Erlebnisse und einer guten Integration sind sie motivierter, produktiver und engagierter und werden das Unternehmen weniger schnell wieder verlassen. Das ist sowohl für den*die Mitarbeiter*in selbst von Vorteil, der*die natürlich gerne so schnell wie möglich Leistung bringen will, als auch für die Prozesse und Ziele des Unternehmens.

Ein erfolgreiches Onboarding wirkt sich darüber hinaus positiv auf das Employer-Branding aus. In den ersten Wochen nach dem Einstieg in den neuen Job wird das direkte Umfeld der neuen Mitarbeiter*innen, von Freund*innen und Familie bis hin zu ehemaligen Kolleg*innen, über die Erfahrungen beim neuen Arbeitgeber informiert. Da möchtest du natürlich ein gutes Bild hinterlassen, denn so wird dein Unternehmen attraktiver für neue Talente – als mögliche Alternative für einen tollen Arbeitsplatz.

Dis Psychologie des Onboardings

Das Onboarding beginnt natürlich mit praktischen Dingen wie einem Laptop, Anmeldedaten und Erläuterungen zu den Systemen, mit denen gearbeitet wird. Aber der Prozess umfasst mehr als nur eine normale Einarbeitungszeit. Neue Mitarbeiter*innen müssen mit dem Unternehmen, mit der Vision und der Mission, aber vor allem auch mit der Unternehmenskultur, vertraut gemacht werden.

Es geht darum, den Mitarbeiter*innen das Gefühl zu geben, dass sie voll und ganz dazugehören. Hierfür gibt es keinen festgeschriebenen Zeitrahmen, aber du kannst den Prozess als HR-Professional natürlich angenehmer gestalten, indem du die psychologischen Aspekte einer solchen Anfangsphase in einem neuen Unternehmen in den Mittelpunkt rückst.

Das Bedürfnis nach Zugehörigkeit

Du kannst den Onboarding-Prozess am besten durch die Brille von Maslow und seiner Bedürfnispyramide betrachten. Nach den physiologischen Grundbedürfnissen eines Menschen (wie etwa Essen und Schlafen) und dem Bedürfnis nach Sicherheit (wie etwa durch Geld und ein Dach über dem Kopf), liefert die soziale Akzeptanz den wichtigsten Beitrag zu unserem Wohlbefinden. Wir haben alle einen ‚need to belong‘ , das Bedürfnis, zu einer Gruppe dazu zu gehören.

Maslows Bedürfnispyramide in der Praxis

Die Maslowsche Bedürfnispyramide zeigt die Bedürfnisse des Einzelnen schematisch in der Reihenfolge ihrer Priorität. Im Folgenden wird die Maslowsche Pyramide auf das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen angewandt.

1. Selbstverwirklichung – Arbeitnehmer*innen haben die Freiheit und das Selbstvertrauen, die Initiative zu ergreifen und bei der Arbeit kreativ zu sein.

2. Anerkennung und Wertschätzung – Anerkennung führt zu besserer Arbeitsleistung. Dies kann erreicht werden, indem auf die Sozialisierung neuer Mitarbeiter*innen geachtet wird.

3. Soziale Kontakte und Akzeptanz – Zugehörigkeit. Dies wird erreicht, indem die gesamte Organisation in die Einführung der neuen Mitarbeiter*innen einbezogen werden.

4. Sicherheit – Mitarbeiter*innen fühlen sich am Arbeitsplatz wohl.

5. Körperliche Grundbedürfnisse – Physische und technologische Ressourcen, die Arbeitnehmer*innen für ihre Arbeit benötigen.

Tipps für ein gutes Onboarding

1. Achte auf eine herzliche Aufnahme

Der Einstieg in einen neuen Job ist oft sehr spannend. Eine herzliche Aufnahme trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter*innen Vertrauen fassen, sowohl in sich selbst als auch in das Unternehmen. Wir wollen alles richtig machen und dazugehören, dieses Bedürfnis kennt jede*r von uns. Ein herzlicher Empfang im echten Leben fühlt sich natürlich anders an, als wenn neue Mitarbeiter*innen ihren ersten Tag ‚alleine‘ von Zuhause aus beginnen.

Aber auch über einen Computerbildschirm kannst du etwas bewegen. Plane zu Beginn des ersten Arbeitstages ein persönliches Einstiegsgespräch. Nehme dir Zeit dafür. Stelle Augenkontakt her, lächele, zeige aufrechtes Interesse und stelle auch Fragen. Denke auch an deine Arbeitskleidung, ziehe dir also etwas an, das der Unternehmenskultur entspricht.

Organisiere auch Einstiegsgespräche mit den anderen Kolleg*innen. Gebe neuen Mitarbeiter*innen ausreichend Gelegenheit, gute Beziehungen zu Kolleg*innen und zu den Vorgesetzten aufzubauen, damit sie sich schnell als Teil des Unternehmens fühlen. Überlege dir, wie du deinen ersten Tag gerne erleben würdest. Denke zum Beispiel an ein kleines Willkommensgeschenk vor der Tür und an ein Mentor- oder Buddy-Programm, damit du direkt ein persönliches Verhältnis zu deinen Kolleg*innen aufbauen kannst.

“Jeder neue Mitarbeiter erhält einen ausführlichen Willkommensbrief mit lustigen Picnic-Gadgets per Mail und Post. Zum Beispiel die Picnic-Socken, die oft am ersten Arbeitstag getragen werden. Neue Mitarbeiter*innen beginnen immer in einer Gruppe und verbringen ihren ersten Tag gemeinsam. Auf diese Weise lernen sie auch Kolleg*innen außerhalb ihres eigenen Teams kennen”. – Elise Baeriswyl, People Parnter Picnic

2. Gebe ausreichend Einblick und Informationen

Eine gute Möglichkeit, neuen Mitarbeiter*innen einen schnellen und angenehmen Einstieg zu ermöglichen, ist durch das Weitergeben von Informationen. Stelle zu Beginn des Onboarding-Programms den vollständigen Zeitplan für die Einarbeitung und die To-Do-Liste zur Verfügung. Erkläre, wie der weitere Plan für das Onboarding aussieht und was erwartet wird. So schaffst du einen Überblick und neue Mitarbeiter*innen wissen genau, wo sie stehen. Teile außerdem Informationen über das Unternehmen, wie etwa zu Struktur, Vision, Mission, Zielen, wichtigsten Entwicklungen und zur Unternehmenskultur.

So gibst du neuen Mitarbeiter*innen die Gelegenheit, sich damit zu identifizieren. Wenn du solche Informationen offen und transparent teilst, schafft dies auch Vertrauen für die allgemeine Transparenz innerhalb des Unternehmens. Plane eine Reihe von Gesprächen, um den Fortschritt des Onboardings und den Fortschritt der Mitarbeiter*innen innerhalb dieses Prozesses zu besprechen. Wo gibt es Probleme und welche Fragen stellen sich? Letztendlich ist jeder Mensch anders, sodass das Onboarding auch individuell auf jede*n Mitarbeiter*in zugeschnitten werden muss.

“Um neuen Mitarbeiter*innen alle Aspekte des Unternehmens zu zeigen, verbringen sie in den ersten drei Monaten einige Tage an verschiedenen Orten. Sie liefern Lebensmittel aus, verpacken sie und helfen bei der Kundenbetreuung. – Elise Baeriswyl, People Partner Picnic

3. Fördere Engagement

Das Engagement der Mitarbeiter*innen ist entscheidend für die Stimmung und die allgemeine Gesundheit innerhalb deines Unternehmens. Engagement ist ein Zeichen für glückliche Mitarbeiter*innen und glückliche Mitarbeiter*innen sind gesünder und können bessere Ergebnisse erzielen. Die Phase des Onboardings ist der perfekte Zeitpunkt, um Engagement zu fördern, auch wenn es sich dabei natürlich um einen kontinuierlichen Prozess handelt.

Neben der Tatsache, dass offene Kommunikation und Transparenz positive Auswirkungen auf das Engagement haben, ist es auch wichtig, auf die Autonomie neuer Mitarbeiter*innen einzugehen: den eigenen Einfluss und die Freiheit, selbst Dinge für sich herausfinden zu können. Ein Gefühl des Vertrauens ist hierbei unabdingbar. Das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten, aber auch das Gefühl, das es erlaubt ist, Fehler zu machen.

Du kannst Engagement auch fördern, indem du um Feedback bittest. Gebe neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, mitzudenken und neue Ideen vorzutragen, zum einen für das Unternehmen, aber zum anderen auch Ideen, wie sie eine (noch) schönere Zeit miteinander verbringen können. Teamevents sind eine fantastische Gelegenheit, eine stärkere Bindung innerhalb des Teams aufzubauen. Organisiere einen Online-Trinkabend? Sorge dann dafür, dass jede*r Mitarbeiter*in, der*die im Homeoffice arbeitet, ein Getränkepaket nach Hause geschickt bekommt. So können alle die gleiche Erfahrung haben und das verbindet.

4. Optimiere den Prozess

Auch wenn du alles noch so gut planst, im Endeffekt geht es nur darum, wie die neuen Mitarbeiter*innen den Prozess erleben. Frage, was ihnen gefällt, was verbessert werden könnte oder wo sie noch Hilfe benötigen. Dies solltest du relativ früh im Onboarding-Prozess tun, am besten schon in den ersten Wochen. So hast du die Möglichkeit, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und du verhinderst, dass sich Neuzugänge möglicherweise wieder auf die Suche nach einem anderen Arbeitgeber begeben.

Bitte in Einzelgesprächen oder in einem Meeting mit der ganzen Abteilung um Feedback. Hierbei ist es wichtig, dass das Gespräch in einem offenen Rahmen und mit ausreichend Vertrauen stattfindet. Eine weitere tolle Möglichkeit, Feedback einzuholen, ist mit Hilfe einer Onlineumfrage. Diese kannst du anonym gestalten, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, Fragen unvoreingenommen und ehrlich beantworten zu können.

Lasse neue Mitarbeiter*innen spüren, dass das Unternehmen ihr Feedback annimmt und darauf reagiert wird, und passe die Abläufe bei Bedarf an. Wenn neue Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, dass ihre Meinung gehört wird, dann wird ihr Engagement dadurch nur noch größer.

“Nachdem ein*e neue*r Mitarbeiter*in einen Monat bei uns gearbeitet hat, organisieren wir ein ausführliches Reflexionsgespräch mit dem Ziel, unsere eigenen Prozesse zu verbessern. Wie erlebt der*die Mitarbeiter*in das bei uns? Was mögen sie und was mögen sie nicht? Dabei geht es nicht nur um den Onboarding-Prozess, sondern um alles innerhalb der Organisation. Auf diese Weise wachsen wir auch als Organisation weiter” – Sara Albisser, Operational Manager Spryng

5. Bestimme das Ziel und nehmen dir Zeit

Es nimmt Zeit in Anspruch, seinen Platz in einem neuen Unternehmen zu finden. Daran führt kein Weg vorbei. Es vergeht immer einige Zeit, bis sich der*die neue Mitarbeiter*in als Teil der Gruppe fühlt und sich die Unternehmenskultur zu eigen gemacht hat. Das ist auch der Grund, warum ein einwöchiger Einarbeitungsplan dich nicht weit bringen wird, ein gutes Onboarding braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Überlege dir gut, was du erreichen willst, wenn du eine*n neue*n Mitarbeiter*in ins Team holst.

Welche Informationen, Werte und Normen sollen einem Neuankömmling mit auf den Weg gegeben werden? Wie sollen die Erfahrungen im Unternehmen aussehen? Bringe deutlich zu Papier, welches Ziel du mit dem Onboarding-Programm verfolgst und wie du dieses erreichen willst.

Man kann sich eine Unternehmenskultur nicht im Handumdrehen zu eigen machen. Du solltest deshalb regelmäßig innehalten und Rücksprache mit den neuen Mitarbeiter*innen halten. Das Onboarding muss nachhaltig gestaltet werden. Zu Beginn ist der Kontakt sehr intensiv, aber du solltest auch dafür sorgen, dass auch nach den ersten Wochen noch Berührungspunkte stattfinden, indem du das Programm zum Beispiel über die ersten hundert Tage (drei Monate) weiterlaufen lässt.

6. Chance für ein neues Leitbild

Das Onboarding ist der ideale Zeitpunkt, um ein neues Leitbild aufzustellen. Denke hierbei zum Beispiel an ein geändertes Arbeitsethos und Änderungen im Umgang miteinander. Die Kultur ist die Persönlichkeit eines Unternehmens, man kann sie nicht einfach jemandem aufzwingen und sie lässt sich auch nicht so einfach von Grund auf ändern. Was du jedoch beeinflussen kannst, ist das Verhalten der Mitarbeiter*innen. Was Menschen tun, ist nämlich immer noch wichtiger als das, was sie denken oder sagen. Beginne beim Verhalten, die Kultur folgt dann ganz ‚von allein‘.

Wenn neue Mitarbeiter*innen ins Team kommen, werden sie die Kolleg*innen beobachten und sie als Maßstab für sich selbst verwenden. Daher verdient bei einem Onboarding das Verhalten der ‚alten Garde‘ und der Führungskräfte besondere Aufmerksamkeit. Verfolge nicht zu große Ziele, wenn du an fruchtbaren Änderungen und Verbesserungen der Unternehmenskultur arbeiten willst. Konzentriere dich auf kleinere, aber wesentliche Verhaltensänderungen. Gerade diese kleinen Veränderungen haben eine große Wirkung, wenn sie von vielen Menschen in die Tat umgesetzt werden.

Sorge dafür, dass alle Führungskräfte eingebunden werden und lasse so möglichst schnell sehen, was die (positiven) Auswirkungen von Verhaltensänderungen sein können, denke zum Beispiel an Geschäftsziele oder Beispiele für ein besseres Arbeitsklima und gegenseitiges Engagement. Teile diese Erfolge intern über die Sozialen Medien – zeige, für was dein Unternehmen steht!

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