Wie man die Digitalisierung im Unternehmen auf den richtigen Weg bringt

17 Oct ‘22
4 min
OpenUp Redaktion
Überprüft von Psycholog*in Pia Linden
illustration of digitalization in the workplace
Meetings? Dafür gibt es eine App. Die Aufgaben deines Teams verwalten? Dafür gibt es eine App. Mit Kolleg*innen kommunizieren? Dafür gibt es eine App. Wissen, ob es draußen regnet? Dafür gibt es eine App. Wir leben im digitalen Zeitalter. Die Technologie durchdringt alle Aspekte unseres Lebens. Das gilt auch für unser Arbeitsleben. Das sorgt einerseits für mehr Effizienz, andererseits entstehen dadurch aber auch neue Herausforderungen.

 

Letzteres betrifft vor allem dich als Personalverantwortliche. Denn die Digitalisierung am Arbeitsplatz hat große Auswirkungen auf die Art und Weise, wie du deine Aufgaben erledigst. In diesem Blog-Beitrag besprechen wir die vier größten Herausforderungen, die sich für dich ergeben können, und erklären ausführlich, wie du jeweils damit umgehen kannst.

 

Herausforderung 1: Hybrides Arbeiten macht es schwieriger, auf dem Laufenden zu bleiben

 

Wenn es jemandem psychisch nicht gut geht, sieht man das häufig an körperlichen Anzeichen. Das kann zum Beispiel eine blasse Haut sein, dunkle Augenringe, die mangelnde Fähigkeit zu Lachen, Tagträumen oder rote Augen. Diese Symptome lassen sich leichter verbergen, wenn man nicht körperlich im Büro anwesend ist. Und zugleich wird es für die Personalabteilung oder andere Mitarbeitenden so schwieriger, gewisse Anzeichen zu erkennen.

 

Als Personalverantwortliche ist die Gesundheit deiner Mitarbeiter*innen ein wichtiges Thema. Doch die Digitalisierung erschwert dies. Zum Glück gibt es da allerdings einige Möglichkeiten, die dir dabei helfen können, dennoch auf dem Laufenden zu bleiben:

 

  • Führe monatliche Gesprächsrunden mit den Mitarbeitenden und Führungskräften ein, die explizit darauf ausgerichtet sind, sich über Stress, Arbeitsbelastung, Work-Life-Balance, Arbeitsbeziehungen und psychisches Wohlbefinden auszutauschen. Diese Gespräche kannst du entweder selbst führen oder du kannst die jeweiligen Führungskräfte bitten, diese Methode für ihre Teams individuell einzuführen. Schätze demnach ab, ob du die geeignete Person bist, oder ob deine Kolleg*innen aus Human Resources, Vorgesetzten oder Teamleiter*innen vielleicht besser geeignet sind. Die beste Wahl kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen.
  • Biete den Teamleiter*innen und Führungskräften Schulungen an, damit sie derartige Gespräche führen können, aber auch, um ihnen beizubringen, wie man erkennt, dass jemand am Arbeitsplatz mit psychischen Problemen zu kämpfen hat: Auch über einen Bildschirm.
  • Führe anonyme (!) Umfragen unter den Mitarbeitenden durch, um einen Gesamtüberblick über die allgemeine psychische Gesundheit des Unternehmens zu erhalten.
  • Hol dir externe Hilfe von OpenUp. Wir stehen allen Mitarbeitenden des Unternehmens jederzeit für Unterstützung bei psychischen Problemen zur Verfügung. Es ist oft einfacher, mit einer externen Fachkraft über das eigene psychische Wohlbefinden zu sprechen, anstatt mit jemandem von der Personalabteilung oder eine Führungskraft.

 

Jeder hat von Zeit zu Zeit mit psychischen Problemen zu kämpfen. OpenUp sorgt für den Unterschied zwischen einem psychischen Tiefpunkt und einem Burnout. Gespräche mit Psycholog*innen helfen den Mitarbeitenden dabei, Fragen und Probleme zu lösen, bevor diese zu einem krankheitsbedingten Ausfall führen.

 

Herausforderung 2: Ermüdung durch Bildschirmarbeit nimmt zu

 

Wir verbringen jetzt noch mehr Zeit vor unseren Bildschirmen als früher. Wir erstellen unsere Notizen online, Scrumboards oder Aufgabenlisten sind auf den Bildschirm umgezogen und wir kommunizieren über Slack, E-Mail und Videocalls.

 

Das kann effizient sein, bringt aber auch gewisse Herausforderungen mit sich: Ermüdung durch Bildschirmarbeit ist ein zunehmendes Gesundheitsproblem.

 

In unserem Artikel Die Zukunft der Work-Life-Balance haben wir bereits Tipps gegeben, wie man diesbezüglich mit dem Thema umgehen kann. Hier sind die fünf Tipps zusammengefasst:

  1. Ermutige die Mitarbeitenden dazu, ihren Arbeitstag mit einem Notizbuch (statt dem Bildschirm) vor der Nase zu beginnen. Auch toll: Verschenke personalisierte Notizbücher oder Kalender, um dieses Verhalten zu fördern.
  2. Motiviere die Mitarbeitenden, genug Pausen zu machen. 
  3. Bringe die Mitarbeitenden dazu, ihre Telefone nicht zu Meetings mitzubringen.
  4. Bringe die Mitarbeitenden dazu, keine Laptops zu Besprechungen mitzubringen.
  5. Wähle die digitalen Tools in der Firma mit Bedacht aus. Sind sie wirklich (alle) notwendig?

 

Außerdem kann es hilfreich sein, alle digitalen Werkzeuge, die du verwendest, von einem einzigen Dienstleister (z.B. Microsoft, Google oder Notion) zu erwerben. Auf diese Weise reduzierst du die Anzahl deiner Tools und sparst Zeit (und Ärger), weil du nicht ständig verschiedene Plattformen suchen und dich dort anmelden musst.

 

Herausforderung 3: Einbindung und Motivation werden schwieriger

 

Einbindung und Motivation waren schon vor der Pandemie und bevor wir anfingen, verstärkt digital zu arbeiten, eine Herausforderung. Und jetzt natürlich erst recht! Wie man die Mitarbeitenden einbindet und motiviert unterscheidet sich in der digitalen Welt nicht von der analogen Welt.

 

Folgendes kannst du tun:

  • Belohne Erfolge: Sowohl persönlich als auch auf Teamebene. Belohnungen kannst du sowohl in physischer oder digitaler Form zeigen, zum Beispiel als Poster im Büro oder als Bildschirmschoner auf Laptops. Oder feiere sie bei einem Drink, beim Lunch oder sogar mit Geschenken.
  • Erkenne die wichtigen Momente im Leben deiner Mitarbeitenden.
  • Biete ausreichend Raum für Freizeitaktivitäten und informelle Kontakt-Momente.
  • Entwickle ein Unternehmensleitbild, mit dem sich die Mitarbeitenden identifizieren können.
  • Gewähre den Mitarbeitenden Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsortes.
  • Sei großzügig mit den (sekundären) Sozialleistungen für Mitarbeitenden.

 

Auch interessant: Die 4 Grundprinzipien für motivierte Mitarbeitende

 

 

Herausforderung 4: Talente sind mobiler, wodurch es schwieriger wird, Arbeitskräfte vor Ort zu finden

 

In viele Unternehmen findet derzeit eine sogenannte „Wachablösung“ statt: Die Generation der Babyboomer verlassen nach und nach das Unternehmen und junge Mitarbeiter*innen rücken nach. Es ist festzustellen, dass diese Gruppe von Menschen in vielen Fällen weniger ortsgebunden ist als die Gruppe, die sie ersetzen.

 

Da unsere Wirtschaft immer mehr global agiert und die Talente nach und nach mobiler werden, ist es zunehmend schwierig, Talente vor Ort zu finden. Nun ist „vor Ort“ natürlich nicht immer der heilige Gral, aber ein gewisses Maß an physischer Präsenz ist wichtig für Engagement, Zusammenarbeit, Teambildung, Kreativität und Innovation.

 

Für dieses Problem gibt es leider keine unmittelbare Lösung. Was ist nun aber die beste Vorgehensweise? Akzeptiere, dass die Arbeit aus dem Homeoffice für eine wachsende Gruppe von Menschen eine gewünschte Arbeitsbedingung ist. Es ist besser, die besten Grundvoraussetzungen zu schaffen, um mit einem hybriden Team so erfolgreich wie möglich zu sein, als gegen den Strom zu schwimmen.

 

Weiterlesen: Hybrid Work als Modell der Zukunft: So gelingt hybrides Arbeiten.

  

Jede Veränderung bringt Herausforderungen mit sich. Mit den oben genannten Maßnahmen sorgst du für psychisch gesunde Arbeitnehmer*innen im digitalen Zeitalter.

 

Oh, und wie vermeidet man nun, dass Arbeitnehmer*innen psychische Probleme entwickeln? Dafür gibt es eine App. Denn unsere Psycholog*innen sind per Videosprechstunde und Chat erreichbar.