Eine sanfte Landung: So unterstützt du internationale Mitarbeitende in praktischer und emotionaler Hinsicht

6 Oct ‘22
4 min
OpenUp Redaktion
Überprüft von Psycholog*in Jan Helder
Ein Arbeitsplatzwechsel ist eine tiefgreifende Erfahrung. Das gleiche gilt auch für einen Wechsel des Wohnortes. Und nun stell dir einmal vor, dass du zeitgleich sowohl den Arbeitsplatz als auch den Wohnort wechselst. Und dann auch noch ins Ausland. Als jemand mit Personalverantwortung hast du regelmäßig mit Menschen zu tun, die genau dies tun: Fachkräfte, die aus dem Ausland einwandern. Wie kannst du diese Menschen nun angemessen unterstützen?

 

Laut dem CBS sind im letzten Jahr eine viertel Million Menschen in die Niederlande ausgewandert. Vielleicht haben sich auch deinem Unternehmen ausländische Fachkräfte und Arbeiter*innen angeschlossen. Wenn dein Unternehmen Arbeitskräfte aus dem Ausland anzieht, musst du dich als Personalwesen um viele praktische Dinge kümmern. Aber auch bei den weniger konkreten Aspekten rund um die Auswanderung kannst du helfen.

 

Bei uButler kennt man sich bestens damit aus. Sie kümmern sich sowohl um die praktischen als auch um die emotionalen Aspekte des Umzugs von internationalen Mitarbeitenden. In diesem Artikel geben sie ihr Wissen weiter, damit auch du dafür sorgen kannst, dass Zuwanderer eine angenehme Ankunft in deinem Unternehmen erleben.

 

Über uButler

 

Über einen 24/7-Chat bietet uButler deinen internationalen Mitarbeitenden unbegrenzt und persönliche Unterstützung. So wird die Personal-/ Mobility-Abteilung entlastet und dabei unterstützt, neue Talente zu gewinnen und zu halten. Ohne Chatbots!

 

Die Mitarbeiter*innen sprechen nämlich immer mit einer echten Person: Mobility-Beauftragte, die unter dem Namen „Sophie“ arbeiten. Dein neuer Mitarbeitender wird dann neun Wochen lang unterstützt. Zudem wird für jeden Mitarbeitenden ausschließlich ein passendes Programm erstellt. uButler kümmert sich unter anderem um die reibungslose Auswanderung von Mitarbeitenden für Unternehmen wie ASML, KraftHeinz und VanMoof.

 

Die praktischen Aspekte des Umzugs

 

Wenn man in einem neuen Land zu Hause ist, muss man sich um viele praktische Dinge kümmern. Nachfolgend haben wir eine Liste von Aufgaben zusammengestellt, die du gegebenenfalls ausführen musst. Für einige dieser Punkte ist die Personalabteilung zuständig, für andere der Mitarbeitende selbst. (Oder du legst alles in die Hände von uButler, auch das ist möglich!)

 

Wie du die Aufgaben verteilst, hängt auch von deinem Unternehmen ab. Gibt es zum Beispiel eine betriebliche Krankenversicherung? Und kann dein Unternehmen bei der Wohnungssuche behilflich sein? 

 

Gesetzlich sind folgende Dinge zu regeln, wenn ein Individuum aus dem Ausland nach Deutschland zieht, um dort zu arbeiten:

 

  • Nachweis der finanziellen Stabilität
  • Abschluss einer Krankenversicherung
  • Nachweis grundlegender Deutschkenntnisse
  • Beantragung eines Visums bzw. einer Aufenthaltserlaubnis
  • Anmeldung beim Einwohnermeldeamt

 

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber notwendig, um am gesellschaftlichen Leben in Deutschland teilzunehmen, sind die folgenden Punkte:

 

  • Eröffnung eines Bankkontos
  • Beantragung einer Steueridentifikationsnummer
  • Die Suche nach einer Wohnung
  • Eine Deutsche SIM-Karte und Telefonnummer 
  • Kinder müssen in der Schule angemeldet werden
  • Die Suche nach einem Hausarzt, Zahnarzt, und Apotheke
  • Eventuelle Sozialleistungen beantragen, z.B. Pflege- oder Kindergeld

 

Die emotionalen Aspekte des Umzugs

 

Die praktischen Aspekte einer Auswanderung sind natürlich wichtig, aber eine angenehme Ankunft ist vermutlich eher von den emotionalen Aspekten abhängig. Bei diesem Punkt kann man als Unternehmen wirklich etwas für seinen neuen Mitarbeitenden bedeuten.

 

Wenn man als Unternehmen die Mitarbeitenden umfassend unterstützt – und nicht nur bezüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Aspekte sondern zum Beispiel auch mit einem Arbeitsplatz für den Partner oder Partnerin und beim Aufbau eines sozialen Lebens, – hilft das dabei, dein Unternehmen für zugewanderte Talente attraktiv zu machen. Und auch, diese zu binden, denn du sorgst für zufriedene und zugleich dankbare Mitarbeiter*innen.

 

Auch im Hinblick auf die emotionalen Aspekte bietet uButler Unterstützung, um sowohl die Arbeitnehmer*innen als auch die Arbeitgeber zu entlasten. Wenn dein Mitarbeitender psychologische Unterstützung benötigt, bist du bei OpenUp an der richtigen Adresse (mehr dazu später).

 

Beispiele für die emotionalen Aspekte von Einwanderungen sind:

 

  1.   Soziale Kontakte

 

Soziale Kontakte sind ein menschliches Bedürfnis. Einige neue Mitarbeiter*innen kommen hier in Deutschland in einem großen Kreis von Familienmitgliedern und Freund*innen an, aber es kann auch sein, dass dein neuer Mitarbeitender noch überhaupt niemanden kennt.

 

Du kannst sie auf verschiedene Arten unterstützen:

 

  • Plane Verabredungen, zum Besipiel zum Kaffee trinken, mit den neuen Kolleg*innen.
  • Organisiere einen Willkommenstreff mit dem Team oder der Abteilung.
  • Erkundige dich, welchen Sport oder welches Hobby dein neuer Mitarbeitender ausübt, und erstelle eine Liste mit Vereinen und Verbänden, denen er oder sie beitreten kann. Als Anreiz könnte dein Unternehmen beispielsweise die Kosten für das erste Jahr der Mitgliedschaft übernehmen.
  • Verweise auf soziale Mediengruppen (Facebook oder Whatsapp) für Zuwanderer in der Region hin.
  • Vielleicht kennst du ja auch jemanden, der ähnliche Interessen hat wie dein neues Teammitglied: Stelle sie einander vor!

 

Denke bei den oben genannten Punkten auch an die Familie. Wenn der neue Mitarbeitende zum Beispiel zusammen mit einer Partner*in auswandert, schenke ihnen dann ebenfalls eine Jahresmitgliedschaft im Verein oder lade ihn oder sie zum Willkommensdrink ein.

 

  1.   Die neue Stadt kennenlernen

 

Dein neuer Mitarbeitender möchte natürlich so schnell wie möglich ihren neuen Wohnort kennenlernen. Wäre es denn dann nicht schön, wenn als Willkommensgeschenk ein Stadtführer für ihn oder sie bereitliegt? Den kannst du entweder im Geschäft kaufen oder, was besonders toll ist, deine Kolleg*innen bitten, einen Stadtführer mit ihren Lieblingsorten und -veranstaltungen in der Stadt zusammenzustellen.

 

Hierin könnt ihr alle erdenklichen Tipps aufnehmen, z.B. Festivals, Aktivitäten, Bars und Restaurants, Fitnessstudios, Ziele für Wochenendausflüge und besondere Geschäfte. Und nach Möglichkeit mit einem kurzen Satz dazu schreiben, warum dies so ein schöner Ort ist.

 

In diesem Guide können auch praktische Dinge angesprochen werden, zum Beispiel: Was muss ich bei der Mülltrennung beachten und wann stelle ich welchen Müll nach draußen? Wie funktioniert der öffentliche Nahverkehr in meinem neuen Wohnort? Wo kann ich mir ein Fahrrad kaufen?

 

  1.   Unterstützung bei der Integration

 

Was für dich ganz normal ist, kann für jemanden aus einem anderen Land ein Kulturschock sein. Unsere Direktheit, die Art und Weise, wie wir uns begrüßen, die Zeiten, zu denen wir essen, die Kultur in Unternehmen, unsere Pünktlichkeit. Und das sind nur ein paar Beispiele!

 

Damit sich dein neuer Mitarbeitender schnell wie zu Hause fühlt, ist es wichtig, ihn im Voraus darüber zu informieren, „wie die Dinge hier laufen“. Das kannst du selbst übernehmen, aber noch besser ist es, wenn du Kolleg*innen des neuen Mitarbeitenden darum bittest, dies zu tun.

 

Das kann bei einer Tasse Kaffee geschehen oder ihr überlegt euch gemeinsam eine lustige, interaktive Methode, um die deutsche Einführung zu gestalten. Zum Beispiel mit einem Quiz.

 

Die emotionalen Aspekte der Auswanderung auf lange Sicht

 

Bei OpenUp beobachten wir immer wieder, dass eingewanderte Fachkräfte (insbesondere auf lange Sicht) mit anderen emotionalen Herausforderungen zu kämpfen haben als bestehende Arbeitnehmer*innen. Ein gutes Gespräch mit einer Psycholog*in kann ihnen bei diesen Herausforderungen helfen. OpenUp bietet Einzelgespräche mit anerkannten Psycholog*innen an. Über Video und Chat. Unsere Psycholog*innen sprechen 18 verschiedene Sprachen, es findet sich also immer ein passender Gesprächspartner!

 

Datenschutz steht bei uns an erster Stelle. Die Arbeitnehmer*innen können sich an uns wenden, ohne dass Arbeitgeber*innen davon erfahren, und wir geben niemals weiter, wer Kontakt zu uns hat und was besprochen wurde. Allerdings informieren wir Arbeitgeber*innen über allgemeine Trends, damit diese weiß, welche Themen aktuell innerhalb seines Unternehmens von Relevanz sind.

 

Die folgenden Herausforderungen kommen besonders häufig bei unseren Psycholog*innen zur Sprache:

 

Kulturelle Unterschiede

 

Internationale Mitarbeitende sind oft an eine andere Arbeitskultur oder einen anderen Arbeitsstil gewöhnt und müssen sich daher in einigen Punkten anpassen. Bei anderen Punkten können sie vielleicht sogar zu einer positiven Veränderung beitragen.

 

Um mit kulturellen Unterschieden richtig umzugehen, ist es wichtig, offen über die Arbeitskultur zu sprechen und die Erwartungen bereits im Vorfeld zu definieren. Darüber hinaus empfiehlt es sich – vor allem in den ersten Monaten – dem neuen Mitarbeitenden in Teammeetings Zeit zu geben, Dinge anzusprechen, die ihnen aufgefallen sind, die in deren Heimatland anders sind, und was sie selbst und das Team daraus lernen können. Auf diese Weise entwickeln sich alle weiter!

 

[Hier erfährst du mehr über den Umgang mit kulturellen Unterschieden

 

Heimweh

 

Es ist nur logisch, dass viele internationale Mitarbeitende auf Dauer ihr Heimatland, ihre Freund*innen oder ihre Familie vermissen. Es kann hilfreich sein, dem eingewanderten Mitarbeitenden entgegenzukommen, indem du sie längere, aufeinanderfolgende Urlaubszeiträume anbietest, damit sie genug Zeit mit Familie und Freund*innen verbringen kann.

 

Stelle es deinen Mitarbeitenden außerdem frei, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten, damit sie so mehr Zeit mit ihren Lieben verbringen können.

 

Formalitäten

 

Wenn noch nicht alle Formalitäten erledigt sind – zum Beispiel eine langfristige Aufenthaltserlaubnis oder ein Antrag auf Sozialleistungen – kann dies sehr belastend sein. Durch die Zusammenarbeit mit uButler kannst du deinem Mitarbeitenden diesen Stress auf einfache Art und Weise abnehmen.

 

An der emotionalen Front hilft OpenUp. Insbesondere Mitarbeiter*innen, die lange Zeit nicht wissen, ob sie eine Aufenthaltsgenehmigung erhalten, können dadurch verunsichert oder gestresst werden. Es hilft, darüber zu sprechen.

 

Depressionen bei Einwanderern

 

Studien zeigen, dass Einwanderer ein höheres Risiko haben, unter Depressionen, Angstgefühlen, Nervosität und Isolation zu leiden. OpenUp hilft deinen internationalen Mitarbeitenden, diesen Gefühlen vorzubeugen oder sie zu bewältigen.

 

Sollte sich die Situation verschlimmern, gehst du genauso vor wie bei deinen inländischen Mitarbeitenden: Der Betriebsarzt wird kontaktiert und der Mitarbeitende lässt sich krankschreiben .

 

Einwanderer sind wahrscheinlich weniger mit dem deutschen Gesundheitssystem vertraut. Daher ist es gut, wenn du sie dabei unterstützt, die passende Hilfe zu finden. Dies beginnt meistens mit einem Besuch beim Hausarzt. OpenUp hilft den Mitarbeitenden dabei, sich im deutschen Gesundheitssystem zurechtzufinden. Wir leisten so lange psychologische Unterstützung, bis sie einen regulären Platz bei einer psychologischen Fachkraft erhalten haben. 

 

 

Auch wenn Auswandern ein tiefgreifendes Erlebnis ist, so ist es auch ein großes Abenteuer! Mit diesen Tipps sorgst du dafür, dass der Umzug so reibungslos wie möglich verläuft und der neue Mitarbeitende Zeit hat, sich auf die schönen Seiten dieses Abenteuers zu konzentrieren.