Pareto-Prinzip: Mit der 80-20 Regel den Workload senken

 

Das Pareto-Prinzip ist eine einfache Regel, die uns beim Zeitmanagement hilft. Die 80-20 Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % des Einsatzes erledigt werden können. Die einfache Idee dahinter ist: Aufgaben priorisieren und sich vom Perfektionismus verabschieden. So kannst du in weniger Zeit mehr erreichen. Wir erklären dir, wie diese gängige Technik funktioniert und wie du sie in deinen Arbeitsalltag einbauen kannst.

 

So kannst du das Pareto-Prinzip anwenden

 

Viele von uns haben Schwierigkeiten mit dem Setzen von Prioritäten – zumindest im Job. Privat fällt uns das oft ganz leicht. Denk an Situationen wie diese:

 

• Aufräumen: Du bekommst heute Abend unerwartet Besuch und musst noch schnell aufräumen. Natürlich beginnst du mit den wichtigsten Dingen wie dem ungewaschenen Geschirr und nicht mit dem Ausräumen der Schubladen.
• Finanzen: Du bezahlst jeden Monat Rechnungen. Dabei beginnst du mit den größten und wichtigsten Ausgaben wie deiner Wohnungsmiete und nicht mit dem Zeitungsabo.
• Freundschaften: Jede*r von uns hat einen engen Freundeskreis und darüber hinaus entfernte Freund*innen und Bekannte. 80 % der Zeit verbringst du in Kontakt mit 20 % der Menschen.

 

Privat leben wir also oftmals nach der Pareto-Regel. Es erscheint uns auch logisch, das zu tun. Denn hätten wir z.B. den Anspruch, vor jedem Spontanbesuch die ganze Wohnung inklusive Fenster zu putzen, dann wären wir nur überfordert.

 

Warum fällt uns das aber im Beruf so schwer? Im Arbeitsalltag erscheint uns oft jede übertragene Aufgabe wichtig, dabei sollten wir uns öfter fragen: Welches Ziel verfolge ich damit? Mit welcher Aufgabe kann ich die größtmögliche Wirkung für mein Unternehmen oder meine Organisation erzielen?

 

Wenn du dir diese Fragen stellst, kannst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen und so die größte Wirkung für dein Team erzielen. Fällt es dir schwer, zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche nicht? Wenn dein Unternehmen mit OKRs arbeitet, kannst du dich an diesen Zielen oder an der Mission des Unternehmens orientieren.

 

Tipps für die Entscheidungsfindung

 

• Identifiziere die größten Probleme, die dein Team gerade hat. Wie könnten Lösungen dafür aussehen? Dabei kannst du die Five-Whys-Methode anwenden.
• Ordne deine Probleme in Gruppen. Vielleicht gibt es für einige Probleme dieselbe Lösung?
• Füge nun jedem Problem einen Wert hinzu. Verwende dazu ein Schulnotensystem oder tatsächliche Budgets aus dem Unternehmen.
• Wenn du das gemacht hast, erkennst du gut, welche Probleme zu den wichtigsten 20 % gehören und kannst dir eine Lösungsstrategie überlegen.

 

Oft beeinflussen diese Probleme auch andere Teams oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Durch das Priorisieren und das Finden einer Lösung, kannst du deine eigene Erfolgsquote steigern und wirst so mit mehr Motivation in den nächsten Arbeitstag starten.

 

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Vorteile des Pareto-Prinzips

 

Die beliebte 80-20 Regel kann dir dabei helfen, in Kürze mehr Erfolge zu feiern, da du dich auf die wichtigsten 20 % konzentrierst. Ob Teamlead oder Mitarbeitender, die Pareto-Methode hat noch weitere Vorteile:

 

• Große Projekte oder Aufgaben werden in kleine Abschnitte unterteilt
• Erhöhte Produktivität
• Besseres Zeitmanagement
• Prioritäten sind nachvollziehbar
• Grenzen setzen ist einfacher

 

Und jetzt einfach chillen? 

 

Ein häufiges Missverständnis der Pareto-Methode ist, dass du ab jetzt nur mehr 80 % geben musst und dich zurücklehnen kannst. Das ist leider nicht so, du wirst auf der Arbeit unweigerlich noch 100 % geben müssen, um Erfolg zu haben. Pareto besagt nur, dass du dich von unnötigem Perfektionismus lösen kannst und durch das Priorisieren mit mehr Effizienz und Klarheit arbeiten kannst. Was das Pareto-Prinzip NICHT besagt:

 

• Unnötige Aufgaben einfach weglassen
• Aufgaben fehlerhaft erledigen
• 80 % und 20 % addieren, um 100 % zu erhalten

 

Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20 % des Einsatzes 80 % der Ergebnisse liefern kannst. Die restlichen 20 % Ergebnisse (also weniger wichtige Aufgaben) musst du aber immer noch erledigen.

 

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Wie dich OpenUp unterstützen kann

 

Nach dem Lesen dieses Artikels hast du vielleicht schon ein paar Ideen bekommen, wie du dein Zeitmanagement und deine Arbeitsleistung verbessern kannst. OpenUp kann dich durch folgende Inhalte und Tools noch intensiver unterstützen:

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