„Als Alternative verwende ich oft die “Choose your battles”-Eimer, wo sie alle Ihre Aufgaben aufschreiben und dann auf drei imaginäre Eimer aufteilen“, erklärt die Psychologin Soesja Vogels. „ Der 60 % Eimer enthält Dinge, die Sie in diesem Moment nicht angehen werden. Der 30 % Eimer enthält Dinge, die Sie in Kürze angehen können (z. B. eine E-Mail versenden). Im 10 % Eimer befinden sich wichtige Aufgaben, für die Sie sich die Zeit nehmen, sie in diesem Moment anzugehen.
Das Organisieren unserer täglichen Aufgaben nach diesen Ansätzen ist der erste Schritt, um zu erkennen, welche Dinge wirklich wichtig sind und welche nicht.
3. Weniger ist mehr
Falls Sie glauben, dass Sie durch die gleichzeitige Ausführung mehrerer Tätigkeiten mehr Leistung erzielen können, sind Sie wahrscheinlich gerade in die Falle des Multitaskings getappt.
So verlockend es auch klingen mag, laut einer Studie ist Multitasking äußerst ineffizient, wenn es um die Produktivität geht und kann sich sogar Negative auf die Gesundheit auswirken. Die American Psychological Association zum Beispiel hat festgestellt, dass das wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben bis zu 40 Prozent der produktiven Zeit einer Person kosten kann, da man sich jedes Mal wieder aufs Neue auf eine Aufgabe konzentrieren muss.
„Machen Sie das nächste Mal, wenn Sie sich beim Multitasking ertappen, eine kurze Kontrolle über die verschiedenen Dinge, die Sie zu erreichen versuchen. Anschließend konzentrieren Sie sich zwanzig Minuten lang nur auf eine Aufgabe, bevor Sie zur anderen Aufgabe wechseln.“ sagt die Psychologin Madelief Falkmann. „ Achten Sie ebenfalls darauf, sich nicht zu sehr ablenken zu lassen, durch beispielsweise Benachrichtigungen oder Alarme.“
Durch diese praktischen Lösungen können Sie sich wesentlich besser konzentrieren und so die bestmöglichen Ergebnisse erzielen.
4. Deswegen sollten Sie den Frosch als erstes Fressen
Oder einfacher gesagt: Das Schwierige zuerst angehen, solange der Kopf noch frisch ist. „Den Frosch zu essen, bedeutet die größte Herausforderung zuerst zu erledigen“, sagt die Psychologin Margit Nooteboom. „Wer seinen Tag damit beginnt, die schwierigste oder größte Aufgabe zu erledigen, wird den Rest des Tages mit einem Gefühl der Zufriedenheit belohnt.“
Margit empfiehlt eine klare Unterteilung in vier Kategorien. Lesen Sie sich die unteren Kategorien durch und versuchen Sie sie selbst auszufüllen.
- Dinge, die Sie nicht erledigen wollen, aber erledigen müssen (der Frosch 🐸);
- Dinge, die Sie erledigen wollen und müssen;
- Dinge, die Sie erledigen möchten, aber nicht unbedingt erledigen müssen;
- Dinge, die Sie nicht erledigen wollen und nicht erledigen müssen.
In den Worten von Mark Twain: „Iss einen lebenden Frosch als Erstes am Morgen und es wird dir den Rest des Tages nichts Schlimmeres mehr passieren.“
5. den Akku aufladen
Das ist ein Appell (und, eine sanfte Erinnerung) abzuschalten. Der Mensch ist kein Roboter, und zum Glück muss er sich auch nicht so verhalten. Ganz gleich, wie gut Ihre Strategien zur Bewältigung von Aufgaben sind, ignorieren Sie niemals die Vorteile einer Pause. Studien zeigen, dass Pausen (selbst kurze) nicht nur produktiver machen, sondern auch die Energie und Kreativität steigern.
„Ich verwende oft das Mantra ‘unproduktiv zu sein ist produktiv zu sein’“, erklärt Soesja. „Wir brauchen Erholung. Wir sind wie ein Smartphone, das von Zeit zu Zeit aufgeladen werden muss, denn unsere Batterien können nicht ewig halten. Wenn der Akku wieder aufgeladen ist, sind wir wieder produktiver. Unproduktiv zu sein, ist also eine Investition!“
Denken Sie daran, sich einen Moment Zeit für sich selbst zu nehmen: Treiben Sie Sport, essen Sie gut, genießen Sie die Sonne und umarmen Sie Ihre Liebsten einen Moment länger. So können Sie mit einem erholten Geist und einer neuen Zielstrebigkeit weiterarbeiten.
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Das Fazit lautet
Produktiver zu leben bedeutet, das eigene Leben zu verbessern. Es braucht Zeit, um sich die Gewohnheiten anzueignen, welche wirklich für einen selbst funktionieren. Schlussendlich ist es ein Prozess, in dem man Dinge ausprobiert und auch Fehler machen darf.
Finden Sie die passenden Methoden für Ihren persönlichen Tagesablauf und steigern Sie Ihre Produktivität, ohne dass Sie Ihre Routine auf den Kopf stellen müssen. Auch kleine Schritte sind Schritte, und selbst die kleinste Veränderung kann einen Unterschied ausmachen.
Als abschließender Punkt: Denken Sie daran, sich zu belohnen, wenn Sie ein Ziel erreicht haben. Sich selbst mit Liebe und Fürsorge zu verwöhnen, ist das Geheimnis, um produktiv und motiviert in die Zukunft zu schreiten.
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